Sebuah perusahaan (sebut saja PT X) yang sudah menerapkan ISO 9001:2015 selama satu tahun berjalan merasa bingung, hal ini disebabkan oleh masalah diperusahaan yang selalu datang setiap harinya. Manajemen awalnya berpikir bahwa dengan menerapkan ISO 9001:2015, maka permasalahan di perusahaan akan berkurang. Namun aktual yang dirasakan adalah masalah tetap saja banyak dan yang lebih memusingkan yaitu masih terdapat beberapa masalah yang penanganannya belum dilakukan sampai dengan tuntas.
Apa permasalahan yang selalu dihadapi oleh Perusahaan?
Meskipun perusahaan sudah menerapkan ISO, bukan berarti secara otomatis permasalahan diperusahaan secara otomatis akan berkurang. Sebenarnya permasalahan diatas tidak hanya dialami oleh PT X, beberapa perusahaan lain yang sudah menerapkan ISO juga mengalamai permasalahan yang sama diantaranya:
- Customer komplain secara trend masih naik turun.
- Reject ratio masih tinggi.
- Target delivery ontime masih belum tercapai.
- Masih terdapat beberapa masalah sama yang berulang (repeat problem).
- Beberapa masalah tidak dilakukan penanganan sampai dengan tuntas.
- Pelaksana tindakan perbaikan saling mengandalkan antar departemen.
Dari beberapa permasalahan diatas sehingga seringkali mengakibatkan atasan sering marah-marah, saling menyalahkan antar departemen dan yang pasti waktu kerja habis untuk mengatasi masalah setiap harinya.
Beranjak dari pengantar diatas, jadi ketika perusahaan meskipun sudah ISO tetapi masalah masih banyak, dalam hal ini bukan ISO nya yang salah, tetapi bagaimana perusahaan menerapkan ISO nya itulah sebagai kuncinya. ISO hanya berisi persyaratan-persyaratan yang harus di terapkan oleh perusahaan sebagai syarat jika perusahaan ingin mendapatkan sertifikasi. Adapun jika perusahaan ingin supaya masalah yang ada bisa ditangani dengan tepat maka diperlukan sebuah teknik dalam melakukan analisa dan penetapan tindakan perbaikan yang disebut dengan problem solving.
Metode Problem Solving
Terdapat banyak metode problem solving yang bisa diterapkan untuk mengatasi masalah, diantaranya seperti: 5 Why analysis, fishbone diagram (diagram tulang ikan), root cause failure analysis, FTA (Fault Tree Analysis), DMAIC dan masih banyak metode problem solving lainnya. Setiap masalah mempunyai keunikan masing-masing, oleh karena itu diperlukan metode/ tools yang tepat utuk mengatasinya.
Terkadang kita masih terjebak dalam melakukan analisa masalah karena merasa berhasil dengan pengalaman analisa dan tindakan perbaikan untuk masalah sebelumnya. Berbeda masalah akan berbeda karakteristik, metode yang tepat yang kita gunakan untuk mengatasi masalah sebelumnya belum tentu efektif dan tepat digunakan untuk masalah yang kita hadapi saat ini.
Tahapan metode 5 Why Analysis
Kesimpulannya adalah diperlukan pengetahuan serta pemahaman dalam setiap mengatasi masalah yang dihadapi. Sebagai contoh, berikut ini adalah beberapa tahapan dalam menerapkan metode 5 Why analysis:
- Menetapkan masalah.
- Mengumpulkan tim untuk melakukan brainstorming.
- Melakukan genba (lihat kondisi aktual).
- Mulai bertanya dengan menggunakan “Why…”.
- Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari “Why” yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat terhadap “Why” diatasnya.
- Jika akar penyebab masalah sudah diketahui, tetapkan solusi/tindakan perbaikan.
- Solusi/tindakan perbaikan diarahkan pada perbaikan sistem.
- Monitoring tindakan perbaikan sehingga masalah yang sama tidak berulang.
Dengan kita memahami metode problem solving, maka akan mudah bagi kita dalam mengatasi setiap masalah yang dihadapi diperusahaan sehingga tindakan perbaikan yang ditetapkan akan lebih efektif.