Penetapan Ruang Lingkup Sertifikasi IATF 16949
Pada saat sesi penyampaian hasil Gap Analisis Audit di salah satu customer kami, salah satu Departemen Head ada yang bertanya : “Bagaimana cara menetapkan ruang lingkup sertifikasi IATF 16949:2016?, kondisi diperusahaan kami yang bertanggung jawab terhadap desain produk adalah Mother Company yang berlokasi di Jepang, kami hanya membuat produk saja sesuai drawing yang kami terima dari Mother Company, apakah ini berarti kami bisa mengecualikan klausul 8.3 tekait dengan Desain Produk?”.
Cuplikan kasus diatas masih sering ditemukan dibeberapa perusahaan otomotif yang akan menerapkan Sistem Manajemen Mutu IATF 16949:2016. Menetapkan ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu IATF 16949:2016 merupakan hal paling yang sangat penting dan mendasar sekali. Karena hal ini akan dipastikan oleh Auditor Eksternal pada saat Audit Stage 1, jika penetapan ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu masih belum jelas maka hasil Audit Stage 1 akan dinyatakan “FAIL” atau “NOT READY” dengan konsekuensi harus dilakukan perbaikan terlebih dahulu kemudian Audit Stage 1 ulang. Oleh karena itu sangat penting untuk perusahaan yang akan menerapkan Sistem Manajemen Mutu IATF 16949:2016, untuk memastikan terlebih dahulu ruang lingkup diawal pada saat pengembangan Sistem.
Secara garis besar besar terdapat 2 kondisi terkait dengan penetapan ruang lingkup SMM IATF 16949:2016:
Penanggung jawab desain produk adalah customer
Jika Penanggung jawab desain produk adalah customer, maka perusahaan bisa mengecualikan (tidak menerapkan) pasal terkait dengan desain produk. Tetapi bukan berarti mengecualikan (tidak menerapkan) seluruh pasal 8.3, karena didalam isi pasal 8.3 terdapat 2 point penting yaitu menjelaskan terkait dengan “Desain Produk” dan “Desain Proses”. Sehingga perlu dijelaskan pada ruang lingkup SMM 16949:2016, bahwa saat ini perusahaan hanya mengecualikan pasal terkait dengan desain produk (pasal 8.3.2.1/8.3.3.1/8.3.4), tetapi perusahaan tetap menerapkan pasal terkait dengan proses pembuatan produk (desain proses manufacturing) berdasarkan pasal 8.3.2.2/8.3.3.2.
Penanggung jawab desain produk adalah perusahaan sendiri atau Mother Company
Berbeda jika penanggung jawab desain produk adalah perusahaan itu sendiri atau Mother Company (Principle), maka perusahaan tidak bisa mengecualikan (tidak menerapkan) pasal terkait dengan desain produk. Sehingga perlu dijelaskan pada ruang lingkup SMM 16949:2016 bahwa perusahaan menerapkan seluruh persyaratan Sistem Manajemen Mutu IATF 16949:2016. Adapun untuk proses “Desain Produk” dikerjakan oleh Mother Company/Principle yang kemudian dalam hal ini bertindak sebagai “Support Function”. Selain itu harus dipastikan beberapa hal sebagai berikut:
- Jika Mother Company/Principle belum tersertifikasi IATF, maka harus masuk kedalam scope audit untuk proses desain produknya tersebut.
- Jika Mother Company/Principle sudah tersertifikasi IATF, maka harus menyertakan copy sertifikat IATF 16949:2016 dan dokumen yang menyebutkan bahwa produk yang dikerjakan diperusahaan, untuk tanggung jawab desain produk memang dibawah tanggung jawab Mother Company. Kemudian harus menyertakan laporan hasil audit surveillance terakhir yang dilakukan di Principle termasuk status tindak lanjutnya.
Penjelasan terkait dengan penetapan ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu IATF 16949:2016 bisa diuraikan pada Manual Mutu atau. Kesimpulannya adalah penetapan penanggung jawab desain produk merupakan salah satu bagian terpenting dalam menetapkan ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu. Hal ini harus dipastikan pada tahapan awal development sistem agar tidak menjadi masalah pada saat Audit oleh Badan Sertifikasi.
Demikian artikel terkait dengan penetapan ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu IATF 16949:2016, semoga bermanfaat.