Apa itu Standard Operating Procedure?
Dalam pengertian secara luas, Standard Operating Procedure (SOP) seringkali digunakan untuk menyebut semua dokumen yang mengatur aktivitas operasional organisasi, termasuk prosedur, instruksi kerja, protokol, panduan, kriteria proses dan sebagainya. Jadi SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas operasional yang dilaksanakan sehari–hari, dengan tujuan agar pekerjaan dilaksanakan dengan benar, tepat dan menghasilkan keluaran yang konsisten.
Pada penerapan persyaratan sistem manajemen berstandar internasional yang mengacu pada high level structure, seperti ISO 9001, ISO 14001, ISO 37001 dan ISO 45001, dipersyaratkan ketersediaan informasi terdokumentasi berupa kriteria proses dalam bentuk prosedur atau instruksi kerja. Atas arahan top manajemen, bagian pengendali dokumen dan bidang terkait dapat mengembangkan prosedur sesuai kebutuhan proses dan pemenuhan persyaratan yang menjadi kriteria audit sertifikasi. Namun demikian, pada prakteknya perusahaan masih menemukan kendala dalam pengembangan prosedur atau tipe dokumen yang tepat sesuai tujuan pembuatan nya seperti:
- Bagaimana keterkaitan peta proses bisnis dengan prosedur?
- Apakah bentuk dokumen yang mengatur aktivitas yang melibatkan antar bagian dapat dibuat sama dengan dokumen yang mengatur aktivitas pengoperasian peralatan yang dapat dilakukan secara individu?
- Bagaimana penjabaran 5W + 1 H (Why, What, Who, When, When dan How) ke dalam sebuah prosedur yang mudah dimengerti?
- Bagaimana keterkaitan prosedur dengan bukti pelaksanaan pekerjaan?
Apa itu Prosedur?
Prosedur adalah salah satu bentuk penjabaran lebih detail dari setiap langkah yang tertuang dalam peta proses bisnis organisasi. Hal ini untuk memastikan bahwa proses manajemen, proses realisasi produk/jasa dan proses penunjang dapat dilaksanakan dengan baik.
Bentuk dokumen yang mengatur hubungan antar bagian dengan dokumen yang mengatur kegiatan individu memang sebaiknya dibuat berbeda sesuai cakupan kompleksitas cakupan proses, bentuk prosedur yang dilengkapi flow chart dengan penjelasan penanggung jawab, hubungan antar bagian dan rekaman mutu sebagai input dan output proses, lebih sesuai dibuat untuk menjelaskan kegiatan yang melibatkan antar bagian, adapun kegiatan detail yang hanya melibatkan individu atau bagian itu sendiri dapat dibuat dalam bentuk instruksi kerja.
Pertimbangan dalam Menyusun Prosedur
Menyusun prosedur dengan tepat adalah tantangan tersendiri bagi organisasi, hal ini harus mempertimbangkan beberapa hal misalnya:
- Budaya kerja dalam organisasi;
- Peruntukan prosedur apakah untuk sebuah tim kerja, untuk supervisor atau prosedur untuk pihak eksternal (misalnya kontraktor, supplier);
- Sesuai perkembangan teknologi informasi agar prosedur disusun sedemikian rupa tidak membosankan dan tidak terlalu banyak narasi;
- Memastikan bahwa prosedur tidak hanya disusun oleh personil di level manajerial saja, namun juga melibatkan partisipasi personil di lapangan.
Untuk mempertajam kemampuan kita dalam menyusun prosedur yang tepat guna di perusahaan tempat kita bekerja, dapat menghubungi Marketing RMC di nomor 0852 1729 5546, 0811 1439 980 atau email kami di marketing@ratamakonsultan.com.